Buyer’s Guide

Was eine virtuelle Konferenz-Plattform können muss

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass wissenschaftliche Konferenzen auch stattfinden können, ohne dass sich die Teilnehmenden persönlich am selben Ort begegnen. Was für viele Veranstalter anfangs nur als einmalige Notlösung gedacht war, hat sich schon sehr bald als wertvolle Alternative zu traditionellen Konferenzen erwiesen, die sich dazu noch positiv auf Faktoren wie Nachhaltigkeit und Diversität auswirkt.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen aber auch, dass Veranstalter mit professionellen Lösungen sowohl was die Organisation im Vorfeld als auch das Teilnahme-Erlebnis anbelangt die bessere Wahl treffen. Warum ist das so und auf welche Punkte kommt es bei der Auswahl einer geeigneten Plattform an?

Einfach und sicher

Die Hürde liegt schon beim Einstieg höher, denn Teilnehmende müssen sich gleich in mehreren unterschiedlich aussehenden Umgebungen zurechtfinden, die dazu noch alle einen separaten Login erfordern. Das ist ziemlich viel verlangt für eine einzelne Konferenz. Die meisten Personen würden daher vermutlich der Einfachheit wegen dasselbe Passwort für alle Konferenz-Anwendungen nutzen. Das ginge zu Lasten der Sicherheit, wäre aber gleichzeitig nicht das einzige potenzielle Sicherheitsrisiko. Dazu kommt, dass die Personendaten auf mehrere Tools verteilt werden, wodurch es undurchsichtiger und schwerer nachvollziehbar wird, auf welchen Servern welche Daten liegen und wer genau darauf zugreifen kann.
Fraglich ist außerdem, ob die Teilnehmenden allen Anwendungen überhaupt Beachtung schenken würden. Ein Extra-Tool, das nichts mit dem regulären Konferenzprogramm zu tun hat und vorwiegend dazu dient, die Sponsoren vorzustellen, wird wahrscheinlich weniger Zuspruch finden als alle anderen, was den ein oder anderen Sponsor nicht gerade zu einer Rückkehr bewegen wird.

Eine virtuelle Konferenz-Plattform kann dagegen alle Funktionen unter einem Dach und einem einzigen Login vereinen, was für Teilnehmende und Veranstalter vieles angenehmer gestaltet. Einmal anmelden und alle Funktionen nutzen zu können, kommt dem Charakter einer Präsenzveranstaltung viel näher, bei der Teilnehmenden nach dem Check-In auch alle Möglichkeiten offenstehen.

Warum eine Konferenz-Plattform?

Wer bei der virtuellen Konferenz von Anfang an auf eine Komplettlösung eines einzigen Anbieters setzt, wird wesentlich weniger Aufwand damit haben, als wenn die Teilnehmenden im Laufe der Konferenz ständig zwischen mehreren Tools verschiedener Software-Anbieter wechseln müssen.

Mehrere Anwendungen zu kombinieren und somit jeweils eine separate Software für die Registrierung, das Abstract-Management und für die Livestreams zu nutzen, ist zumindest theoretisch möglich. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, wieso gleich mehrere Gründe gegen ein solches Vorgehen sprechen.

Ständig aktuelle Daten

Eine Plattform-Lösung für eine virtuelle Konferenz vereinfacht es zudem, alle Daten aktuell und synchron zu halten. Auch bei diesem Aspekt schneidet die Lösung mit mehreren Tools verschiedener Anbieter schlechter ab, wenn es keine Schnittstellen gibt, über die die Anwendungen Daten austauschen. Im ungünstigsten Fall müssten sämtliche Änderungen manuell vorgenommen werden. Das ist fehleranfällig, braucht mitunter sehr viel Zeit und jemand aus dem Team muss immer den Überblick behalten, welcher Datensatz der aktuelle ist und an welchen Stellen noch etwas aktualisiert werden muss.

Schnelle Hilfe

Mit mehr als einem Software-Anbieter zusammenzuarbeiten bedeutet auch, sich auf mehr als eine potenzielle Schwachstelle einstellen zu müssen. Treten Probleme auf, stellt sich zuerst die Frage, welcher Anbieter eigentlich genau kontaktiert werden muss. Betrifft das Problem den Datenaustausch zwischen den Anwendungen, müssen Sie vielleicht sogar mehr als einen Anbieter kontaktieren und die Anfragen dann entsprechend koordinieren.

Niemand möchte ein Problem mehrmals schildern müssen, bis sich am anderen Ende der Leitung endlich jemand meldet, der tatsächlich weiterhelfen kann, oder die E-Mail-Anfrage schließlich bei der richtigen Person landet.

Eine virtuelle Konferenz-Plattform erweist sich auch hier als deutlich zeitsparender und zwar in doppelter Hinsicht, denn in der Regel ist der Kundensupport auf direktem Weg zu erreichen – idealerweise auch während der Konferenz – und darüber hinaus entfällt das Datenaustauschproblem.

Langjährige Erfahrung

Seit Ende 2020 drängen immer mehr Anbieter für virtuelle Konferenz-Lösungen auf den Markt, die diese meist neben ihrem eigentlichen Geschäftsbereich vertreiben, obwohl sie vorher kaum oder gar keine Berührungspunkte mit der Veranstaltungsbranche hatten und auch jetzt nur einen Teil ihrer Aufmerksamkeit darauf richten.

Die allermeisten dieser Anbieter konzentrieren sich auf Business-Lösungen, weshalb spezielle Features für wissenschaftliche Konferenzen oft komplett fehlen. Das ist ein Nachteil gegenüber Anbietern, die seit vielen Jahren Konferenzen im Hochschulsektor und im Bereich Medizin betreuen und die alleine schon deshalb viel besser nachvollziehen können, was der Schritt zur virtuellen Konferenz bedeutet, mit welchen Herausforderungen dieser verbunden ist und was Veranstaltern weiterhilft.

Weiterentwicklung der Plattform

Wichtig ist auch, wie ein Anbieter auf diese Herausforderungen reagiert. Das zeigt sich gut an der Entwicklung der Software, denn virtuelle Konferenzen werden in zwei Jahren noch ein wenig anders aussehen als heute. Eine Anwendung für virtuelle Konferenzen bedarf regelmäßiger Pflege und muss sich weiterentwickeln. Regelmäßige Updates und neue Features zeigen, dass es im Hintergrund ein Team gibt, das sich ständig mit der technischen Seite der Software beschäftigt und dem die Ideen nicht ausgehen. Fragen Sie deshalb vor Abschluss eines Vertrags immer nach, ob und in welchen Abständen neue Releases anstehen.

Verlässlichkeit

Wie verlässlich eine Software ist, zeigt sich auch an den virtuellen Konferenzen, die diese schon begleitet hat. Referenzen sind schon mal ein gutes Zeichen dafür, dass sie tatsächlich das kann, was sie verspricht. Sehen Sie sich die Projekte aber ruhig noch etwas genauer an. Je ähnlicher die Veranstaltungen der Konferenz sind, die Sie gerade planen, desto mehr spricht dafür, dass die Software auch Ihre Erwartungen erfüllen kann. Wird die Lösung hauptsächlich für Firmen-Events eingesetzt, könnte es dagegen sein, dass sie im Kontext wissenschaftlicher oder medizinischer Kongresse nicht ganz so gut funktioniert und Sie die Suche lieber fortsetzen sollten.

Verrät die Referenzliste des Anbieters, dass dieser mit einigen der Kunden immer wieder zusammenarbeitet, ist auch das ein Indikator für eine Lösung, an der man länger Freude haben kann. Geht mit jeder neuen Konferenz ein Wechsel der Software einher, kostet das weitere Zeit, bis sich das Team mit allen wichtigen Features und Funktionsweisen vertraut gemacht hat.

Veröffentlicht der Anbieter auf seiner Website O-Töne einzelner Veranstalter, achten Sie darauf, was diese besonders gut bewertet haben – auch das verrät viel über Qualität und Service und wie diese wahrgenommen werden.

Persönliche Beratung

Eine Investition in eine Software für eine virtuelle Konferenz ist keine Entscheidung, die nebenbei getroffen wird. Meist gehen einem Vertragsabschluss längere Gespräche voraus, Veranstalter lassen sich am Bildschirm durch die Software führen oder vergleichen verschiedene Angebote. Ein Punkt ist bei all dem ganz wichtig: Wie wird auf Seiten des Anbieters mit einer Anfrage umgegangen?

Wird sofort ein Angebot rausgeschickt, das ganz deutlich zeigt, dass der Wunsch nach einer möglichst schnellen Zusage im Vordergrund steht? Oder nimmt man sich Zeit und überlegt vielleicht gemeinsam, wie die Software bei der Planung und Durchführung der virtuellen Konferenz ganz konkret helfen kann?

Steht am Ende eines solchen Gesprächs die Erkenntnis, dass die Lösung für die Art der Veranstaltung oder für die Anzahl der Teilnehmenden nicht geeignet ist, ist das ehrlicher als falsche Versprechungen, die später in einer Enttäuschung enden. „Schnell fertig und läuft halbwegs“ sollte nie der Anspruch bei der Auswahl sein.

Ein Anbieter, der echtes Interesse an den Problemen von Veranstaltern zeigt und versucht, diese zu lösen, trägt entscheidend dazu bei, dass sich diese ernstgenommen fühlen. Das zeigt sich auch im Rahmen von Online-Präsentationen. Dort punkten alle, die nicht nur ein vorgefertigtes Programm abspulen, sondern Ihnen gezielt die Funktionen zeigen, die für Ihre virtuelle Konferenz eine wesentliche Rolle spielen. Eine Lösung, die aufgrund guter Beratung genau auf das Programm der Veranstaltung zugeschnitten ist, bringt zusätzlichen Nutzen für die Teilnehmenden, die ein individuelles Konferenzerlebnis

Noch mal kurz zurück zum vorherigen Punkt, der Verlässlichkeit. Betreut ein Anbieter seit mehreren Jahren schon Konferenzen bestimmter Kunden, die immer wiederkommen, geht man vermutlich nicht falsch in der Annahme, dass solche langfristigen Kundenbeziehungen das Ergebnis einer sehr gut funktionierenden persönlichen Betreuung der Projekte sind.

Livestreams

Live-Inhalte beleben eine virtuelle Konferenz, weil Teilnehmende sich hier besonders gut ins Geschehen einbringen, indem sie Fragen stellen, an Umfragen teilnehmen, die Themen mitbestimmen oder sogar per Videoschalte selbst mitdiskutieren können.

Möchten Sie die Inhalte der Konferenz auch nach der Live-Phase noch bereitstellen, sollte die Software Ihnen auch das ermöglichen. Das ist nützlich bei Teilnehmenden aus verschiedenen Zeitzonen, die nicht bei allen Programmpunkten live dabei sind, oder als allgemeines Archiv zum Noch-mal-Ansehen oder für Personen, die sich während der schon laufenden Veranstaltung noch neu als Teilnehmende registrieren.

Voraufgezeichnete Videos

Bestimmte Videos können schon vor Beginn der virtuellen Konferenz hochgeladen und beim Start on Demand bereitstehen. Das gibt Ihnen Zeit, die Inhalte in Ruhe zu produzieren, andererseits dienen sie dazu, dass Teilnehmende sich nach ihrem eigenen Zeitplan auf der virtuellen Konferenz-Plattform bewegen können.

Bei hochgeladenen Videos sollte es zudem die Funktion geben, dass diese erst zu einem bestimmten Zeitpunkt freigeschaltet werden – etwa im Anschluss an einen anderen Programmpunkt, den sie ergänzen.

Networking und Nutzerprofile

Eine virtuelle Konferenz ist vor allem ein soziales Erlebnis, weshalb eine Konferenz-Plattform das auch an jeder erdenklichen Stelle mitgedacht haben sollte. Interessante Teilnehmende per Chat kontaktieren, Vortragenden Fragen stellen, an kurzen Umfragen teilnehmen sind Wege, alle zu verbinden und ein Gemeinschaftsgefühl entstehen zu lassen. Sitzen alle vor ihren Bildschirmen und sehen sich ein Video nach dem anderen an, wird das nicht funktionieren.

Weil aber viele mit dem virtuellen Konferenz-Format noch nicht allzu vertraut sind oder es ganz allgemein unterschiedliche Vorlieben und Gewohnheiten gibt, wie jemand am liebsten Kontakt zu anderen aufnimmt, sollte die Plattform Video-, Audio- und Text-Chats bereitstellen.

Um mit anderen in Kontakt zu treten, reicht es aber nicht, die Chat- und Nachrichten-Funktionen zur Verfügung zu stellen. Von selbst wird vermutlich kaum jemand eine fremde Person anschreiben, von der er nicht viel mehr als den Namen sieht. Gibt es jedoch zusätzlich ein Profil der Person, in dem etwa steht, was und wo diese arbeitet und mit welchen Themen sie sich beschäftigt, wird es schon viel leichter, einen ersten Eindruck zu gewinnen. Bietet der Veranstalter auf der virtuellen Konferenz darüber hinaus noch Breakout-Sessions und weitere Aktivitäten in Kleingruppen als festen Bestandteil des Programms an, wird das Networking-Erlebnis hochwertiger.

Online-Registrierung und Programmübersicht

Virtuelle Konferenzen können auf vieles verzichten, was für eine Präsenzveranstaltung vor Ort unerlässlich ist. Die Anmeldung der Teilnehmenden gehört nicht dazu. Personen, Buchungen und Zahlungen verwalten ist ein ganz wesentlicher Aspekt, der bei den meisten rein virtuellen Lösungen nicht zum Funktionsumfang gehört. Notfalls muss das die Software eines externen Anbieters übernehmen. Nur klappt das mitunter nicht ganz so gut, wenn die beiden Lösungen es nicht schaffen, Daten auszutauschen.

Viel leichter wird das mit einer Lösung, die Anmeldung und Ticket-Verkauf mit den Features für die virtuelle Konferenz kombiniert. Manche Tickets, die bei der Registrierung ausgewählt werden, berechtigen nur zur Teilnahme an bestimmten Programmpunkten, wenn Sie beispielsweise Tagestickets verkaufen oder die Teilnehmenden nur einen der angebotenen Live-Workshops buchen sollen. Erhalten die Personen dann den Zugang zur virtuellen Konferenz, sollten Sie nur Zugriff auf die Teile des Programms haben, die sie gebucht haben. Ist die virtuelle Konferenz-Lösung allerdings nicht mit der Registrierungs-Software verknüpft, müssen die Zugriffsrechte für jede Person noch mal extra vergeben werden.

Abstract Management

Da das Programm bei (virtuellen) wissenschaftlichen Konferenzen meist zu einem großen Teil aus Vorträgen von Forschenden besteht, ist das ein weiterer Punkt, der für eine Kombination aus zwei Lösungen desselben Anbieters spricht: Forschende reichen ihre Beiträge ein, die anschließend begutachtet werden. Bestenfalls kann der Veranstalter mit der Software das Review-Verfahren nach seinen Vorstellungen gestalten. Nach Abschluss der finalen Bewertung werden akzeptierte Beiträge Teil des virtuellen Konferenzprogramms. Arbeiten Sie mit einer integrierten Lösung, müssen Sie diese auf der virtuellen Plattform nicht noch einmal als einzelne Teile des Programms anlegen, sondern legen nur noch Datum und Zeit fest, während die restlichen Angaben wieder problemlos aus der anderen Anwendung übernommen werden.

Wissenschaftliche Poster-Präsentationen

Ähnlich verhält sich das bei wissenschaftlichen Beiträgen, die als Poster präsentiert werden. Alle vom Programmkomitee akzeptierten Poster sollten auf der virtuellen Konferenz-Plattform als Teil einer Poster-Galerie erscheinen, die andere Teilnehmende besuchen.

Sinnvoll ist es, wenn auch das wieder mit interaktiven und sozialen Features verknüpft werden kann. Auch wenn die Vorstellung der Poster kein Teil des regulären wissenschaftlichen Programms der Konferenz ist, sollte es die Option geben, jederzeit mit den Poster-Autor*innen ins Gespräch zu kommen, zu diskutieren und ihnen Fragen zum Poster zu stellen.

Wer wie vor Ort auch im Virtuellen Preise für die besten Poster vergeben will, sollte sich für eine virtuelle Konferenz-Software entscheiden, die es Teilnehmenden erlaubt, Poster zu bewerten.

Kundenservice und Support

Virtuelle Konferenzen haben den großen Vorteil, dass die begrenzten Raumkapazitäten wegfallen und die Veranstaltung sich somit für ein größeres Publikum öffnet. Gerade wissenschaftliche Tagungen profitieren davon und werden diverser, weil nun auch Personen zu Wort kommen, für die eine Teilnahme vor Ort nicht in Frage gekommen ist. Je mehr Personen aber verwaltet werden müssen und je umfangreicher das Programm ist, desto eher treten Fragen oder manchmal auch technische Herausforderungen auf. Umso besser, wenn sich Veranstalter dann auf einen Anbieter verlassen können, der die Probleme löst.

Auch wenn das vordergründig kein direktes Feature der Software ist – vernachlässigen sollten Sie die Frage, wo es Hilfe gibt, nie. Vorab geklärt werden sollte zum Beispiel:

• Wer ist zuständig, wenn es doch mal ein Problem gibt?

• Kann ein Live-Support während der virtuellen Konferenz garantiert werden?

• Wie schnell wird auf Anfragen reagiert?

• Stellt der Anbieter Hilfen bereit (Tutorials, Online-Hilfen)?

Ein umfassender Kundenservice mit Support sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist es aber leider nicht immer. Manche Anbieter haben zwar einen technischen Support, lagern diesen aber gern mal aus, sodass externe Firmen sich um die Anfragen kümmern. Diese kennen die Software längst nicht so gut wie ein Team, das diese selbst täglich nutzt, gemeinsam weiterentwickelt und die Konferenzen direkt selbst persönlich betreut.

Aufgaben auszulagern ist aber okay – und zwar für Sie, etwa weil der Anbieter die Einrichtung der virtuellen Konferenz oder der Registrierung nach Ihren Wünschen vornimmt.

Planen Sie, die Software längere Zeit einzusetzen, helfen Ihnen Schulungen, virtuelle Konferenzen noch leichter selbst zu verwalten, vorausgesetzt, solche Trainings gehören zu den Leistungen des Anbieters.

Sponsoren-Einbindung

Arbeiten Sie bei Ihren Tagungen mit Sponsoren zusammen, brauchen Sie auch bei der virtuellen Konferenz nicht darauf zu verzichten. Viele Veranstalter tun sich allerdings schwer, ihre Partner richtig einzubinden.

Einige Unternehmen sind inzwischen schon erfahrener als Sponsor virtueller Konferenzen, andere noch gar nicht oder kaum und möchten deshalb das Online-Format erst einmal ausprobieren, weshalb Sie am besten die Wahl zwischen mehreren Sponsor-Paketen haben sollten. Auch das funktioniert mit der Anbindung an eine professionelle Konferenz-Software, über die sich Sponsoren registrieren und das gewünschte Paket auswählen, wesentlich besser.

Auf der virtuellen Konferenz-Plattform gibt es dann ein ausführliches Profil für jeden Sponsor, auf dem sich aber nicht nur die Namen und Texte der Unternehmen unterscheiden sollten. Solche Profile wirken leicht austauschbar und auf Teilnehmende schnell langweilig. Die Integration von Videos, Fotos und hilfreiche Materialien zum Download laden eher dazu ein, sich mit den Angeboten zu beschäftigen.

Ein virtueller Ausstellerstand reicht jedoch noch nicht, denn erfahrungsgemäß widmen sich die Teilnehmenden lieber dem Programm als dem Menüpunkt, unter dem die Sponsoren auf der Plattform zu finden sind. Die Plattform sollte daher Sponsoren und deren Angebote direkt in das Konferenzgeschehen einbinden können. Denken Sie etwa an Werbemöglichkeiten, die sich über die Plattform erstrecken, aber dezent gehalten werden können, oder Sponsored Sessions, bei denen die Partner auch Teile des Programms mitgestalten.

Statistiken

Gerade, aber natürlich nicht nur für Sponsoren ist es interessant, wie stark deren Präsenz von den Teilnehmenden der virtuellen Konferenz wahrgenommen wurde. Auskunft darüber geben die Zahlen und Analysen, die Ihnen der Software-Anbieter nach der Veranstaltung zukommen lassen sollte. Gute Statistiken liefern Ihnen Daten, wie beliebt die einzelnen Programmpunkte waren, wie viele Nachrichten verschickt oder auf welche Unterseiten die meisten Teilnehmenden geklickt haben.

Für manche Veranstalter sind solche Zahlen wichtiger als für andere. Eine gute Grundlage, wie Sie folgende Konferenzen gestalten können, sind sie hingegen immer.

Matchmaking

Neben den schon vorgestellten Networking-Optionen gibt es mit einer Matchmaking-Funktion noch ein weiteres Mittel, Teilnehmende auf andere Personen aufmerksam zu machen, die nicht nur dieselbe Konferenz besuchen, sondern sich sogar noch mit denselben Themen beschäftigen. Um nun aber nicht jedes einzelne Profil der anderen Teilnehmenden einzeln durchgehen zu müssen, kann die Plattform die Personen vorschlagen, mit denen es in Bezug auf die Forschungsinteressen die meisten Überschneidungen gibt. Gut möglich, dass sich daraus künftig die ein oder andere Kooperation entwickelt.

Wechsel zu einem anderen Konferenzformat

Virtuell? Hybrid? Vor Ort? Seit 2020 stehen Veranstaltern noch zwei weitere Formate zur Auswahl – sofern die derzeit geltenden gesetzlichen Bestimmungen eine Wahl zulassen. Aber auch künftig wird es immer die Möglichkeit geben, zumindest einen Teil der Konferenz virtuell abzuhalten.

Vielleicht fällt die endgültige Entscheidung darüber manchmal erst im Laufe der Planung, wenn sich abzeichnet, dass die Nachfrage nach Tickets weiterhin hoch bleibt und die Plätze vor Ort langsam knapp werden. Dann ist es gut, wenn zumindest aus technischer Sicht der Wechsel kein Problem ist und eine virtuelle Konferenz-Plattform bei Bedarf einfach angebunden werden kann.

Datenschutz

Wem gehören die Daten der Konferenz? Wo werden diese gespeichert? Wer hat darauf Zugriff? Gerade im Bereich Wissenschaft und Forschung interessieren sich Teilnehmende in der Regel sehr genau dafür, wie mit ihren persönlichen Daten und den Ergebnissen ihrer Arbeit umgegangen wird. Das ist in Zeiten, in denen Apps gerne mal sämtliche Berechtigungen eingeräumt und Datenschutzvereinbarungen zugestimmt werden, ohne diese überhaupt gelesen zu haben, zu begrüßen.

Veranstalter, die sehr genau darauf achten, dass auch bei virtuellen Konferenzen genügend Platz für digitale Selbstbestimmung bleibt, verhalten sich demzufolge vollkommen richtig. Es gibt in der Tat einige virtuelle Lösungen, die die Bestimmungen der DSGVO nicht einhalten und zumindest intransparent agieren, was die Datenspeicherung angeht. Vorsicht ist bei nichteuropäischen Anbietern geboten, die meist einen Teil der Daten außerhalb Europas verarbeiten, womit Ihnen als Veranstalter die Kontrolle ein Stück weit verloren geht.

Eine Garantie, dass die Daten zur virtuellen Konferenz und den daran beteiligten Personen Deutschland oder zumindest die EU nicht verlassen, gibt es dann nicht mehr. Fragen Sie daher gezielt beim Anbieter der Software nach, ob dieser eine datenschutzrechtlich unbedenkliche Lösung hat oder Alternativen anbieten kann. Manchmal ist das Problem nämlich nicht die virtuelle Konferenz-Plattform als Ganzes, sondern einzelne Bestandteile. Für den Austausch der Teilnehmenden untereinander gibt es beispielsweise Werkzeuge, die unbedenklicher sind als Zoom und die der Anbieter im besten Fall sogar selbst hosten kann.

Leider werden der Selbstbestimmtheit der Veranstalter (und Teilnehmenden) durch die fremdbestimmte Datensammelwut der Software-Anbieter manchmal Grenzen gesetzt. Wie immer, wenn Daten erhoben und gespeichert werden, sollten Sie abwägen, inwiefern das sinnvoll ist. Im Fall einer virtuellen Konferenz ist ausgiebiges Datensammeln einerseits fragwürdig, andererseits häufig komplett unnötig. Manche Anbieter begründen das mit besseren Statistiken, die im Nachgang zur Verfügung stehen. Dabei spielt es für niemanden eine Rolle, welche privaten Chat-Nachrichten sich die Teilnehmenden untereinander geschickt haben und wer wen wie oft kontaktiert hat. Für Sie als Veranstalter reicht es vollkommen aus zu wissen, dass das Chat-Feature oft und gern genutzt wurde und seinen Zweck erfüllt hat. Dafür reichen anonymisierte Auswertungen und die Garantie, dass die Daten und alle Nachrichten im Anschluss an die virtuelle Konferenz wieder gelöscht werden.

3D oder 2D?

Einige Anbieter verfolgen den Ansatz, dass eine virtuelle Konferenz möglichst genauso aussehen sollte wie eine Präsenzveranstaltung. Dass das meist ganz neue Probleme aufwirft, zeigen bereits einige der auf diesem Weg durchgeführten Tagungen.

Viele dieser Lösungen versprechen Veranstaltern ein besonders reales Konferenz-Erlebnis. Real sind dabei vor allem die Probleme aus der Welt der Präsenzveranstaltungen, die im Zuge dessen in die virtuelle Welt übernommen werden. Schwierigkeiten bei der Wegfindung sind ein gutes Beispiel für etwas, was vor Ort ärgerlich ist und bei virtuellen Konferenzen eigentlich überhaupt keine Rolle mehr spielen bräuchte. Leider tut es das aber doch, wenn die Teilnehmen Probleme haben, sich durch das 3D-Modell einer Veranstaltungshalle zu bewegen und zum gewünschten Raum zu gelangen. Alleine die Zeit, die dafür verwendet wird, den eigenen Avatar durch die Gänge zu steuern, könnte besser genutzt werden, um sich mit den Inhalten der virtuellen Konferenz zu beschäftigen, denn einen konkreten Nutzen erfüllt der Hallen-Nachbau nicht.

Auch das Setting wirkt oft seltsam starr und künstlich, hat also mit einer echten Konferenz ziemlich wenig zu tun. Wenn die anderen Teilnehmenden in Form von Avataren durchs Bild schweben, beim Draufklicken jedoch höchstens den Namen der Person, aber keine weiteren Infos preisgeben, ist das kein Gewinn für das Networking. Worin soll der Anreiz bestehen, mit unbekannten Personen ins Gespräch zu kommen?

Nicht zu vergessen die langen Ladezeiten. Mag sein, dass es bei einer Präsenzveranstaltung hin und wieder etwas länger dauert, bis man einen Raum gefunden hat, nur muss man dann wenigstens nicht bei jedem Schritt warten, bis die Umgebung mitsamt aller Details vollständig geladen wurde. Immer noch gibt es Regionen und Orte, an denen nicht überall schnelles Internet verfügbar ist. Personen, die sich dort aufhalten, werden vermutlich erst recht keine Freude angesichts solcher 3D-Welten empfinden. Und auch alle anderen werden enttäuscht, sobald ersichtlich wird, dass sich hier jemand viel mehr Gedanken darum gemacht hat, Vor-Ort-Feeling aufkommen zu lassen statt daran zu arbeiten, wie durch interessante Inhalte und ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eine wertvolle virtuelle Konferenz entsteht. Für so wenig Nutzen haben solche scheinbar realistischen Lösungen außerdem einen beachtlichen Preis, der um ein Vielfaches höher ist als eine virtuelle Konferenz-Plattform, die gänzlich auf 3D verzichtet.

Wie viel darf eine virtuelle Konferenz-Plattform kosten?

Während die Software-Anbieter in den ersten Monaten der Pandemie zurückhaltend waren, was die Details zur Preisgestaltung betraf, gibt es mittlerweile einige, die Veranstalter mit vergleichsweise günstigen virtuellen Konferenz-Paketen umwerben.

Was erst mal verlockend erscheint, sollte zumindest auf den zweiten Blick erste Zweifel aufkommen lassen. Sobald ein digitales Produkt sehr günstig angeboten wird, ist Vorsicht geboten. Entweder liegt das darin begründet, dass die Nutzenden selbst zum Produkt werden, weil sie Daten liefern, die ohne ihre konkrete Einwilligung gespeichert und verknüpft werden, oder weil der Funktionsumfang der Lösung beschränkt ist. Letzteres ist gerade bei wissenschaftlichen Konferenzen schnell ein Problem, wenn nicht alle Funktionen im gewünschten Umfang enthalten sind – und viele Software-Anbieter sprechen in erster Linie Unternehmen an, die für ihre Veranstaltungen ganz andere Anforderungen als Wissenschaftler*innen haben.

Wir empfehlen bei der Auswahl außerdem, nicht nur die finanziellen Kosten in den Blick zu nehmen, sondern den Begriff „Kosten“ auch noch auf den Faktor Zeit und Aufwand auszudehnen. Wie viel Zeit kostet die Einrichtung und Verwaltung der virtuellen Konferenz? Wenn die Plattform hier ihre Grenzen hat und mehrere Lösungen kombiniert werden müssen, müssen Sie entsprechend mehr Arbeit investieren, um alles zum Laufen zu bringen und während der Konferenz zu überwachen. Steht Ihnen jemand zur Seite? Wie schnell ist Hilfe erreichbar? Auch das sind Punkte, die unter Umständen zusätzlich Zeit kosten. Der Großteil der Anbieter, der mit günstigen Preisen wirbt, wird weder hilfreiche Ratschläge noch Standby-Support anbieten. Beides trägt wesentlich zum Gelingen einer virtuellen Konferenz bei, macht sich als großes Ärgernis aber erst bemerkbar, wenn Ihnen auffällt, dass es nicht zum Leistungsspektrum des Anbieters gehört.

Die Kosten sollten daher nie das Kriterium sein, das bis oben auf Ihrer Liste steht. Virtuelle Konferenzen sind immer mit Einsparungen an anderen Stellen verbunden, etwa weil keine Location angemietet werden muss oder kein Catering nötig ist. Auch Tickets müssen nicht kostenlos verfügbar sein, nur weil die Konferenz digital stattfindet. Im Gegenteil: Es lassen sich sogar viel mehr Tickets verkaufen, weil die Beschränkungen, die durch die Kapazität der Location vorgegeben sind, wegfallen. Eine gute virtuelle Konferenz-Plattform lässt Sie verschiedene Angebote festlegen und auf unterschiedliche Personengruppen abstimmen – das zahlt sich ebenfalls aus.

Wichtig ist darüber hinaus, das Angebot des Software-Anbieters genauestens unter die Lupe zu nehmen. Wird für Features gezahlt, die nicht benötigt werden? Eine komplette Plattform zu haben ist optimal für eine virtuelle Konferenz, aber nicht, wenn die Hälfte der Features für die Veranstaltung nicht gebraucht, aber trotzdem bezahlt werden muss. Sind versteckte Kosten enthalten? Verstehen Sie alle Angaben? Manche Angebote listen eine ganze Reihe spezifischer Begriffe auf, bei denen Veranstalter oft gar nicht wissen, was diese eigentlich am Ende in Zahlen ausgedrückt bedeuten. Das betrifft insbesondere Livestreams und Video-Inhalte. Fragen Sie im Zweifelsfall immer nach. Ein seriöser Anbieter wird sich die Zeit nehmen, Ihnen die Positionen in Ruhe zu erklären oder das Angebot gleich so formulieren, dass solche Fragen gar nicht erst nötig sind.

Sie sind sich noch nicht sicher, welche Lösung die richtige für Ihre virtuelle Konferenz ist? Wenden Sie sich mit den genauen Anforderungen gern an uns.

Die folgenden Informationen geben einen nach Kategorien geordneten Überblick, auf welche Features es bei der Entscheidung für eine Konferenz-Plattform ankommt. Wenn Sie nicht wissen, ob die Software die Funktionen enthält, nutzen Sie die Checkliste, um gezielt nachzufragen bzw. sich diese im Rahmen einer Online-Präsentation gleich live zeigen zu lassen.

Erstellen Sie sich Ihre eigene Checkliste.